La gestión de procesos, también conocida como Business Process Managment (BPM), busca estructurar y mejorar cómo se realizan las actividades dentro de una organización. Esto no solo implica una mejora en la velocidad de cada tarea, sino también en la calidad y coherencia de las actividades que se llevan a cabo. Desde la gestión de inventarios en una empresa de retail hasta el control de la cadena de suministro en una empresa de fabricación, una buena gestión de procesos asegura que cada función opere de manera óptima y en sincronía con el resto de la organización.
El enfoque del BPM es el de conseguir una mejora continua de la organización. Para ello, se llevan a cabo todo tipo de procesos de negocio alineados con una seria de acciones previamente definidas. En un escenario en el que la estrategia y sus procesos se caracterizan por su gran dinamismo, es importante imprimir una gran predisposición para hacer frente a todos los cambios.
El contexto actual
Las empresas se encuentran, en pleno siglo XXI, ante un desafío de dimensiones mayúsculas: entender los procesos de interacción e interconexión de todos sus procesos empresariales. De su correcta optimización dependerá, en gran medida, su capacidad para adaptarse al contexto actual.
En un contexto cada vez más marcado por la competitividad, la calidad del producto o servicio ofertado es determinante. Por esta razón, el Business Process Management proporciona el marco perfecto sobre el que vertebrar todas nuestras acciones en el ámbito corporativo.
¿Qué es BPM? El reto de la adaptabilidad
La capacidad para adaptarse a los cambios con agilidad es fundamental en el entorno actual. Siendo uno de los elementos determinantes en el desempeño de cualquier actividad, con independencia de su naturaleza. Afrontar los nuevos retos y poder competir en el mercado actual necesitan de la mayor proactividad por parte de nuestro equipo.
Por las características con las que cuenta el BPM, permite que sea utilizado tanto por las grandes empresas como por las PYMEs. Esta metodología permita adoptar una serie de pasos o de acciones que transforman por completo la forma de trabajar en el entorno corporativo. Siempre con el objetivo de mejorar los procesos y de facilitar la colaboración con un enfoque del cliente.
Esta nueva fórmula de ejecutar Business Process Managment comenzó en la década de los 80. Concretamente, a raíz del modelo productivo Just In Time y la consolidación de las normas internacionales de buenas prácticas y de calidad.
Los componentes de la solución BPM
1. Mapeo y Modelado de Procesos
Descripción: El mapeo y modelado de procesos consisten en representar visualmente los pasos y actividades de cada proceso empresarial. Este primer paso permite a los líderes y equipos entender el flujo de trabajo actual y analizar posibles ineficiencias o puntos críticos.
Herramientas de visualización: Diagramas de flujo, mapas de procesos y herramientas de modelado como Lucidchart, Microsoft Visio o Mermaid ayudan a visualizar y documentar cada actividad dentro de un proceso.
Aplicación Práctica: En el contexto de una empresa de distribución, el mapeo de procesos puede mostrar el flujo completo desde el pedido hasta la entrega, ayudando a identificar ineficiencias en áreas como almacenamiento o transporte.
2. Automatización de Procesos (BPA)
La Automatización de Procesos de Negocio (Business Process Automation, BPA) implica el uso de tecnología para automatizar tareas repetitivas y estandarizar actividades de bajo valor que ocupan mucho tiempo. BPA mejora la consistencia, reduce errores y libera al personal para concentrarse en tareas estratégicas.
Ejemplo de Aplicación: Automatizar la gestión de inventario, donde el sistema registra automáticamente el stock, emite alertas de bajo inventario y programa reabastecimientos, puede reducir el tiempo y mejorar la precisión en empresas de retail o distribución.
Herramientas Comunes: Herramientas de ERP como Odoo o sistemas de automatización como Conecta HUB son útiles para implementar BPA.
Monitorización y Mejora Continua
Descripción: Un componente crítico en Business Process Managment es la capacidad de monitorizar el rendimiento de cada proceso y hacer ajustes constantes. La mejora continua se basa en métricas y KPIs que permiten evaluar la eficiencia y calidad de los procesos.
Beneficio: Al implementar un ciclo de mejora continua, la empresa puede ajustar sus procesos de manera proactiva para cumplir con los objetivos de negocio y adaptarse a cambios en la demanda.
Ejemplo de Aplicación: Una empresa de fabricación puede monitorizar el rendimiento de la cadena de suministro a través de métricas como el tiempo de entrega o el cumplimiento de pedidos. Estos datos pueden usarse para optimizar la cadena logística.
BPO – La optimización de los procesos de negocio basada en datos
La optimización de los procesos de negocio, basada en datos y aprovechando el potencial de la IA para multiplicar su impacto, es el siguiente paso. Va más allá de la recogida de los procesos y su documentación en el Sistema de Gestión. A través de la aplicación en casos de uso concretos, se pueden incorporar nuevas tecnologías con inteligencia artificial, que, en combinación con la formación del personal imprescindible, pueden aportar el valor necesario a la empresa. Esto incluye derribar silos de datos, como por ejemplo con una herramienta de Business Intelligence que incorpora todas las fuentes de datos de la empresa, para una visión completa.
¿Cuáles son las funciones del Business Process Managment?
- Mediante la correcta implantación del BPM, se permite mejorar la relación de la empresa con sus clientes. Puesto que este sistema permite conectar con elloas de una forma mucho más directa.
- Se simplifican al máximo las operaciones a partir del correcto uso de un software adecuado que permite ejecutar la automatización de tareas.
- Se refuerza la colaboración entre los departamentos que se encuentran en el interior de una misma empresa. Puesto que el BPM obliga a una constante comunicación interdepantamental.
- Permite personalizar todos los procesos para adecuarlos a los diferentes tipos de clientes.
Beneficios Clave del Business Process Managment
Reducción de Costes
Optimizar procesos puede ayudar a identificar actividades redundantes o ineficientes que consumen recursos sin aportar valor. Esto es especialmente valioso para empresas de distribución, donde la optimización de rutas o la reducción de inventarios innecesarios puede generar un ahorro significativo.
Mejora de la Calidad
Los procesos bien gestionados aseguran que cada actividad cumpla con los estándares de calidad definidos por la empresa. En el sector de fabricación, por ejemplo, un buen Business Process Managment ayuda a mantener la consistencia en la calidad de los productos y reduce las tasas de defectos.
Aumento de la Agilidad Operativa
La capacidad de reaccionar rápidamente a los cambios del mercado o a los cambios en la demanda es esencial. Business Process Managment permite que las empresas ajusten sus operaciones de manera ágil y se adapten a nuevas oportunidades o retos.
Mayor Satisfacción del Cliente
Cuando los procesos están optimizados, los clientes finales también se benefician. En el retail, esto puede significar una reducción en los tiempos de entrega o una mejora en la disponibilidad de productos, aspectos que impactan directamente en la experiencia del cliente.
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