El Estatuto de los Trabajadores contemplaba desde el año 2014 la obligatoriedad por parte de las empresas de realizar registros diarios y mensuales de las jornadas parciales. Más adelante fue la Audiencia Nacional la que confirmó que había que clarificar todas las horas trabajadas. Y en 2017 le tocó el turno al Tribunal Supremo, que ordenó el registro de horas extra.
Todas estas manifestaciones legales llevaron al parlamento español a aprobar una ley de registro horario en 2019, lo que dio pie a que aparecieran desde entonces diferentes fórmulas para cumplir con la normativa laboral.
Así, desde hace ya un lustro existe un registro obligatorio de horas para todos los trabajadores que es independiente al tipo de jornada. Sin embargo, en 2023 se prohibió el fichaje biométrico y recientemente, ya en 2024, se exige que ese control horario sea digital. Esta medida persigue una automatización de esta tarea, evitar posibles errores humanos y facilitar la gestión a los organismos sancionadores y de control.
¿Cómo funciona el control horario digital?
Cuando se aprobó en 2019 el control horario, el Ministerio de Trabajo permitía fórmulas variadas para realizar esta tarea, desde un registro manual hasta las vías digitales pasando por controles biométricos.
No obstante, la última modificación en este asunto impone los sistemas digitales diseñados para mejorar la precisión y la fiabilidad de los registros. Los sistemas biométricos ya no resultan válidos porque pueden atentar contra la privacidad y la seguridad de los trabajadores.
Por su parte, los métodos analógicos ya no cumplen con las demandas del Gobierno. Hablamos de métodos analógicos cuando hacemos referencia a registros en papel, tarjetas de cartón y otros sistemas similares.
En resumen, la única opción válida es el control horario digital, que abarca desde aplicaciones móviles a sistemas RFID con radiofrecuencia, códigos QR y portales y plataformas web en las que los usuarios pueden registrar su horario.
El funcionamiento de estos sistemas es sencillo. Son aplicaciones o programas digitales en las que el empleado marca cuando entra y sale del trabajo. Si se trata de un empleo a distancia, el teletrabajo, hace lo propio pero sin necesidad de estar en el emplazamiento físico de la empresa.
¿Qué ventajas ofrece el control horario digital?
Empresas especializadas en el diseño de estas herramientas digitales, como Cegid, ofrecen una variada oferta de software de control de presencia y gestión de tiempo laboral. Son programas informáticos que resultan válidos para pymes y grandes empresas y que ayudan a planificar y automatizar mejor la jornada laboral de los empleados.
Con ellos no solo se garantiza el cumplimiento normativo, sino que se valida el tiempo real que cada trabajador dedica a su jornada laboral y permite optimizar los recursos de las empresas. A su vez, son programas válidos para validar las horas extraordinarias y para facilitar la conciliación entre el trabajo y la vida personal y familiar.
Los sistemas de control de presencia aportan información valiosa para medir el desempeño y la capacidad laboral de cada empleado. Con ellos se puede medir qué trabajadores aprovechan mejor su tiempo o qué tareas son las más apropiadas para designar a cada empleado. Y con ello, aumentar el nivel de productividad de la empresa.
Por otra parte, estas fórmulas también son útiles para los trabajadores, pues quedan registradas todas las horas trabajadas (tanto las ordinarias como las extraordinarias) y tienen más capacidad de prevenir fraudes o impagos de las horas extras.
Mayor transparencia y mejor relación entre empresas y empleados
La finalidad de toda empresa es ganar rentabilidad y aumentar su productividad, para así conseguir más beneficios. De esta tarea también son responsables los empleados con su trabajo. Pero hay algo que deben tener claro todas las partes, la vinculación entre empresa y empleados es simplemente profesional.
Es posible que si el desempeño laboral de los trabajadores es alto, la empresa gratifique esta entrega con mejores condiciones económicas o de conciliación. Además, es aconsejable, pues así se consigue una mayor dedicación.
El control horario, lejos de parecer una medida de imposición, es un sistema que impulsa los derechos de los trabajadores y de la propia empresa, aportando transparencia y facilitando una relación más clara entre todas las partes vinculadas. Su entrada en vigor hace cinco años es, sin duda, una muestra de que España avanza en el buen camino.
